Состав тендерной документации. Тендерная документация Подготовка к тендеру тендерная документация

Тендерные закупки уже стали неотъемлемой частью современных экономических реалий. Их проведение выгодно обеим сторонам, ведь заказчик получает возможность выбрать поставщика товаров или услуг, предлагающего наиболее оптимальные условия сотрудничества. А поставщику дается шанс получить выгодный контракт в условиях открытой конкурентной борьбы. Процедура проведения мероприятия не отличается простотой, особое значение приобретает .

Порядок проведения торгов

Информация о проводимых тендерах открытого типа является общедоступной и размещается на специальных ресурсах в интернете или СМИ. Подготовка документов к тендеру начинается с подачи заявки, порядок оформления которой определяется конкурсной документацией. Подача заявки автоматически означает безоговорочное и полное согласие предприятия на все условия, озвученные заказчиком торгов. Претендентами на участие в тендере, как правило, становятся предприятия, являющиеся производителями определенных товаров или услуг, а также дилеры или официальные представители. Главное требование заключается в том, чтобы юрлицо или частный предприниматель не находились в стадии ликвидации.

Подготовка документов на тендер должна быть завершена до окончания установленного заказчиком крайнего срока, на протяжении которого осуществляется прием предложений от претендентов. Если же организация передумает насчет своего участия в тендере, то она вправе до завершения процесса приема предложений отозвать поданную заявку.

На завершающем этапе торгов заказчик вскрывает конверты, содержащие предложения от участников. Претенденты по своему усмотрению могут принимать участие в этой процедуре или проигнорировать ее. Но практика показывает, что присутствие представителя от участника очень желательно:

Он сможет узнать условия, которые были предложены его конкурентами. А это, в свою очередь, позволит предприятию проявлять максимальную гибкость в вопросах ценовой политики и спектра предоставляемых услуг.
Довольно часто заказчик инициирует переговоры, направленные на понижение стоимости предложения, в котором принимают участие присутствующие представители от участников торгов.

Какие документы нужно подать для участия в тендере

Подготовка документов для участия в тендере предполагает подачу комплекта бумаг, перечень которых определяется заказчиком в зависимости от специфики его деятельности. Но в то же время, определенные позиции являются общими для всех случаев. Так, заинтересованное в участии в тендерных закупках лицо должно предоставить заказчику заверенные копии таких документов:

Кроме того, иногда необходимо еще подать гарантию от банка в размере пяти процентов от суммы договора. Все необходимые копии подаются вместе с сопроводительным письмом, в котором имеется подробная опись приобщенных документов.

От знания того, как правильно подготовить документы для тендера, часто зависит дальнейшее участие заинтересованного лица в торгах. Поэтому, к оформлению заявки необходимо подойти очень тщательно, грамотно составив предложение и приобщить все необходимые документы, подтверждающие соответствие заявителя квалификационным критериям.

Перед тем, как подготовить документы на тендер, необходимо внимательно ознакомиться со всеми предъявляемыми заказчиком требованиями. И если экономический потенциал или финансовое состояние явно не соответствуют необходимому уровню, то от подачи заявки рекомендуется воздержаться. Кроме того, крайне нежелательно подавать неправдивую информацию о качественных или технических параметрах предлагаемого товара или услуги. Ведь это в конечном итоге приведет к потере репутации организации или частного предпринимателя в деловом мире.

Если вы начали подготовку к торгам, но поняли, что не справляетесь, не беда - вы можете подключить на любом этапе и выбрать именно те процедуры, помощь в которых вам необходима.

Этапы проведения тендера

Подготовка к тендеру документов считается только первоначальным этапом в процессе проведения закупок. Его целью является квалификационный отбор среди претендентов, которые подали заявки. На следующем этапе заказчик уточняет у участников все интересующие его вопросы, в частности, о наличии технической базы, а также сервисного центра, позволяющего осуществлять гарантийное обслуживание поставляемого товара.

Подлежит подтверждению имеющийся у предприятия опыт в сфере поставок определенной продукции или предоставления услуг. С этой целью заказчику подается перечень заключенных за последние годы контрактов с указанием контактных данных контрагентов. На завершающем этапе заказчик проводит переговоры, направленные на оптимизацию процесса поставки, в том числе о снижении цены и сокращении сроков выполнения контракта.

Если осуществляется на каждом этапе профессионалами – это гарантирует лучший результат. Согласитесь, шанс на победу многократно возрастает, когда над каждым шагом работают специалисты.

Тендерное сопровождение

Тендерное сопровождение – это услуга, направленная на обеспечение процесса участия предприятия в тендере. Главная цель тендерного сопровождения – создать все условия (на правовом уровне) для того, чтобы клиент-участник одержал победу в конкурсе.

Тендерное сопровождение особо актуально, если вы:

не имеете большого опыта или вовсе не принимали участие в государственных конкурсах;
не хотите рисковать и действовать наобум;
не хотите допустить осечку на ответственном тендере.

Знаете ли вы, что 90% участников тендеров не допускаются к торгам из-за недочетов в документации или неправильно оформленной заявке? Если вы не профессионал, допустить ошибку в документах – проще простого. В таком случае поможет только тендерное сопровождение.

При проведении тендера вслед за планированием заказчику необходимо опубликовать в Единой информационной системе (далее — ЕИС) документы для определения поставщика, которая отражает его потребность и условия проведения закупки. Поставщик, чтобы принять участие в процедуре, должен предоставить сведения, которые подтверждают, что он способен выполнить заказ.

Документы для тендера, которые готовит заказчик

Заказчик готовит извещение, которое должно быть составлено в соответствии с требованиями ст. 42 44-ФЗ, а также документацию в соответствии с требованиями ст. 50, 64, 87 44-ФЗ. При этом он вправе вносить изменения в документацию, но обязан публиковать извещение о вносимых правках. Неотъемлемой частью документации является:

Проект контракта (по требованиям ст. 34 44-ФЗ). Следует помнить, что на определенные работы, услуги разработаны типовые формы, все они размещены в ЕИС .
Техническое задание. Оно составляется согласно правилам описания объекта закупки, которые указаны в ст. 33 44-ФЗ.
Обоснование начальной (максимальной) цены контракта, определенное методами, указанными в ст. 22 44-ФЗ.
Проектно-сметная документация (при выполнении подрядных работ).

В процессе определения поставщика заказчик также публикует протоколы о соответствии заявок требованиям.

Также предусмотрен протокол отказа от заключения контракта со стороны заказчика, который необходим на случай, если последний столкнулся с необходимостью это сделать уже на этапе подписания.

Ниже мы собрали образцы документов, которые понадобятся заказчику при подготовке к тендеру.

Извещение о проведении аукциона

Документация об электронном аукционе

Документы для подачи заявки на тендер поставщиком

Перечень включает базовый пакет документов, аналогичный тому, что требуется поставщику для аккредитации на любой электронной площадке (подробнее об этом мы писали, например, в статье « »). А также следующую информацию:

соответствие участника требованиям, которые указаны в п.1 ч.1 ст.31 (свидетельство СРО, лицензии, аттестаты аккредитации и др.), в ч.2, ст.31, в постановлении от 4 февраля 2015 г. № 99 (копии контрактов, актов, подтверждающих опыт выполнения работ и др.), а также декларации о соответствии п. 3-9 ч. 1 ст. 31;
соответствие участника или товара условиям, запретам и ограничениям ст. 14 (сертификаты СТ-1, акт ТПП и др.);
соответствие товара, работы или услуги требованиям, установленным в соответствии с законодательством РФ (регистрационные удостоверения);
получение преимуществ в соответствии со ст. 28-29 (отображаются в уставе и выписке из гос. реестра);
добросовестность участника (ст. 37);
заявка на участие в тендере (внесение обеспечения заявки, квалификация, предложение в отношении объекта закупки, цену единицы товара (для участия в конкурсе);
ИНН не только участника, но и (при наличии) учредителей, директора.
декларация о принадлежности к субъектам малого предпринимательства (СМП) или социально ориентированным некоммерческим организациям (СОНО);
согласие на поставку товара или выполнение работ и (или) конкретные показатели товара с наименование страны происхождения.

Поставщику понадобятся документы для тендеров, образцы которых можно скачать ниже.

Оформление тендерной документации для госзаказов вызывает сложности даже у опытных поставщиков, начинающей же компании-участнику без помощи и консультации квалифицированных специалистов не обойтись. Между тем, правильно подготовленная документация является немаловажной составляющей успеха при участии в тендере. Даже самые выгодные предложения могут быть отклонены по формальным признакам - особенно это касается , проводимых в рамках № 44-ФЗ.

Перечень необходимых документов указан в Законе № 44-ФЗ для каждого типа закупок и, в частности, для самых распространенных: открытого конкурса (ст. 51) и электронного аукциона (ст. 66).

Список документов для участия в тендерах

При организации торгов заказчик составляет и предоставляет конкурсную документацию заинтересованным в участии лицам - в ней обязательно приведен перечень бумаг, который должен предоставить участник. Как правило, от потенциального поставщика требуется:

заявка на участие с подтверждением согласия на условия конкурса. Обратите внимание на рекомендации, указанные в конкурсной документации: как правило, заказчик предлагает определенную форму составления заявки. Соблюдение формы не является обязательным, однако специалисты рекомендуют ее придерживаться;
сведения о компании-поставщике: наименование, юридический и фактический адрес, контактные телефоны, паспортные данные и ИНН учредителей или физического лица;
выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (допускается заверенная копия), давностью не более полугода;
доверенность (на имя сотрудника) на совершение действий от имени организации, либо документ, подтверждающий полномочия лица действовать без доверенности;
подтверждение соответствия участника требованиям конкурсной документации и законодательства. В эту группу входит большой пакет бумаг, включающий всевозможные лицензии и допуски, сведения о квалификации. Обязательны также доказательства соответствия ч. 1 ст. 31 № 44-ФЗ (в отношении поставщика не начата процедура ликвидации, его деятельность не приостановлена, у компании отсутствуют долги по налогам, а также судимости у руководства за экономические преступления, компания не является офшорной и т.п.);
копии учредительных документов потенциального исполнителя;
бумаги, подтверждающие внесение обеспечения. Для открытых конкурсов возможно внесение денежных средств, либо предоставления . Для электронных аукционов - только внесение денег;
если по условиям конкурса участнику предоставляются преимущества (индивидуальные предприниматели, предприятия уголовно-исполнительной системы, организации инвалидов, социально-ориентированные некоммерческие организации) - документы, подтверждающие право на получение этих преимуществ. Это правило актуально и для ситуаций, когда к торгам допущены отдельные виды организаций: необходимо предоставить доказательства того, что компания-участник относится к разрешенному типу;
коммерческое предложение с данными о товаре, ценой и условиями поставок. Для электронных аукционов поставщик обязан дать согласие на поставку именно того товара, который предусмотрен конкурсной документацией, а решающее значение для победы имеет цена. Для открытых конкурсов в коммерческом предложении может быть указан товар с лучшими потребительскими свойствами, а победитель определяется комиссией по совокупности преимуществ в условиях поставок;
при необходимости к заявке можно приложить чертежи и схемы, эскизы и фотографии.

Следует помнить, что для участия в электронных аукционах все перечисленные документы необходимо отправить онлайн, обязательно заверив электронной цифровой подписью. Для открытых конкурсов к заявлению также прилагается опись всех переданных бумаг, а сама заявка подается в запечатанном конверте.

Куда обратиться для оформления тендерной документации

Закон запрещает организатору конкурса или аукциона требовать от участников документы, не предусмотренные № 44-ФЗ. Однако на практике все гораздо сложнее: статьи содержат множество размытых неоднозначных формулировок - например, исполнитель в некоторых случаях должен предоставить «доказательства добросовестности». Заказчик оценивает их самостоятельно, а в результате, при малейших ошибках или не достаточной полноте предоставленной информации, компания-поставщик может столкнуться с отказом в участии, повышением суммы обеспечения. Чтобы этого не случилось, целесообразно обратиться к профессионалам, знакомым со всеми особенностями участия в торгах, «подводными камнями» этой сферы.

Компания «Тендер-Гарант» предоставляет консультации по всем вопросам, связанным с подготовкой тендерной документации, вне зависимости от особенностей конкурса и сферы деятельности поставщика.

Честная конкурентная борьба на рынках государственных, а также коммерческих закупок продукции основной и естественный выбор для большинства предпринимателей не зависимо от их организационно-правовой собственности. В современных экономических отношениях просто невозможно получить солидный заказ без участия в так называемых тендерах. Существует ряд условий для участия в тендерах, в частности сама заявка на конкурс и необходимые документы, подаваемые на участия в конкретном конкуре.

Следовательно, тендеры — это официально объявленные заказчиком конкурсы для участников, с целью выявления самого выгодного исполнителя на поставку продукции для различных сфер экономической деятельности. А для подачи заявки будущему участнику, как правило, необходимо пройти процедуру регистрации. Для небольших молодых компаний очень важно заявить о себе как о надежном деловом партнере.

За последние двадцать лет сложилась устойчивая практика информирования потенциальных участников о текущих тендерах. Существует два вида таких конкурсов: государственный и коммерческий. По типу проведения они могут быть открытыми и закрытыми, в том числе единичными, а также в виде запросов котировок. Для тендера предусмотрена двухступенчатая процедура, то есть он состоит из двух частей. Вся информация для тендера публикуется на официальных сайтах и в особых случаях в СМИ.

Способы проведения тендера уже не удивляют своей открытостью, так как в большинстве случаев это электронные торги (аукционы). Считается, что именно таким образом можно свести к минимуму коррупционную составляющую всего процесса проведения тендера. Все должно быть предельно понятно всем участникам, к которым выдвигают четкие требования об объеме и качестве заказываемых товаров и услуг, что всегда заранее прописано в тендерной документации.

Тендер предполагает значительный и ответственный документооборот, порядок движения которого регламентируется двумя Федеральными законами: ФЗ-223 и ФЗ-44. Первый затрагивает закупки с частичным государственным участием, статьи второго закона полностью регулирует деятельность государственных торгов. Так согласно имеющейся нормативной законодательной базе претенденту на получение заказа необходимо соблюсти шесть условий и требований:

Оформить письменную на участие;
Подать заявление о согласии с условием конкурса;
Не пропустить срок подачи заявок, объявленный заказчиком;
Претендент имеет право на участие, если его компания является производителем либо официальным дилером поставщика, а также не находится в стадии ликвидации;
Решение о победителе оглашается публично при вскрытии конверта выбранного победителя;
Обязательно указать срок действия предложения на конкурсе в пределах от месяца до трех.

Срок подачи заявок всегда ограничен и для заказчика это обстоятельство очень важно, так как за этот период может произойти их отзыв либо возможная корректировка. Примерный либо точный образец договора на подготовку к тендеру всегда имеется на сайте заказчика.

Внимание! Присутствие на процедуре вскрытия конверта с информацией о победителе не является обязательным условием, но все же рекомендовано. Условия закупок ежегодно меняются, и предприимчивые бизнесмены могут извлечь для себя максимум полезной информации, в частности о цене на товары (услуги) и сроках поставки (предоставления). Это позволит гибко реагировать на предложения конкурентов.

Еще раз обращаем ваше внимание на основной принцип проведения конкурсного аукциона. Тендер имеет многоступенчатую систему отбора, обычно это два и чуть реже три этапа. Юридическое лицо либо ИП, заявившие о себе на первом этапе, проходят так называемый квалификационный отбор, соответственно их пакет документации обычно включает общий и в большинстве случаев стандартный набор. Второй этап подразумевает уточнение данных. Третий этап допускает предложение условий на перспективу, например, постепенное снижения цен на продукцию либо улучшения ее качеств.

Точный перечень документов известен только в случае объявления конкурса с государственным участием. Заказчик, объявляя тендер, может по своему усмотрению выставлять собственные условия к количеству документации и любые не противоречившие законам страны требования. Такие перечни не подлежат строгой законодательной регламентации. Однако есть обобщенный список первичных документов, о чем писалось выше, опираясь на который новичок может выстраивать линию коммерческой презентации своих услуг. Таким образом, для участия в тендере его заказчику обязательно предоставляются:

о регистрации госорганами компании (ИП);
Копию с указание номера налогоплательщика;
Копию первой страницы устава;
Справка из банка о финансовой состоятельности;
, что претендент не имеет задолженности перед ФНС;
Банковскую гарантию в качестве обеспечения заявки;
Сведения о бухгалтерском балансе предприятия или частного предпринимателя;
Сертификаты и свидетельства официальных дилеров;
Опись предоставленной документации за подписью руководителя с печатью.

Как можно было убедиться, практически все необходимые первичные документы предоставляются в оригиналах и заверенных печатью справках. Уточним, для отчета по бухгалтерскому балансу нужно предоставить сведения о двух состояниях. Первый на период за предыдущий год, а второй на дату перед подачей заявки. Не редко, заказчик тендера просит обеспечить заявку банковской гарантией в процентах, обычно не превышающие 5% от суммы объявленного контракта.

Важно! Если в поставке предполагается использовать не свой товар, то здесь необходимы веские гарантии качества продукции. Дилер или официальный представитель обязан предоставить соответствующее свидетельство. Похожие требования распространяются на товар подлежащий сертификации.

Пройдя отбор претендент, как правило, получает запрос от заказчика с уточнением деталей его коммерческой деятельности. Тендер завершается подписанием контракта (договора) на поставку между заказчиком и выигравшим конкурс предпринимателем либо его представителем.