Что делать руководителю, если работник отказывается подписать приказ. Имеет ли право сотрудник не ставить свою подпись

Документы, необходимые для приема на работу Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

• паспорт;
• ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
• документы об образовании;
• трудовая книжка;
• документы воинского учета (для военнообязанных).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

Пошаговая инструкция для кадровика по оформлению приема на работу

В отношении отдельных категорий государственных служащих приняты ведомственные правовые акты, устанавливающие перечень документов, необходимых для представления при поступлении на службу. Например, п. 14 Положения о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613 (ред.
от 26.04.2009), установлен следующий перечень: — личное заявление; — документ, удостоверяющий личность; — трудовая книжка; — документы, подтверждающие профессиональное образование; — справка из налогового органа о представлении сведений об имущественном положении; — медицинское заключение военно-врачебной комиссии о состоянии здоровья; — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — другие документы, предусмотренные федеральным законом.

Прием на работу: порядок оформления документов приема на работу

Внимание

При приеме на работу какие документы надо подписать работнику

ТК РФ Дополнительные сведения и справки паспорт (законом допускается предоставление и других документов, удостоверяющих личность, но на практике необходим именно паспорт) идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) трудовая книжка (при условии, что работник устраивается не впервые) подтверждение регистрации документальное подтверждение уровня квалификации при необходимости (дипломы, аттестаты) медицинские заключения (если должность предусматривает прохождение обследований состояния здоровья, то работодатель обязан это оплатить) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования рекомендательные письма для мужчин, а также для всех военнообязанных необходимо предъявить документы воинского учета (военный билет) заявление о приеме на работу Важно: в случае подлога документов при трудоустройстве сотрудник может быть уволен по статье 81 ТК РФ.

Как принять на работу сотрудника: документы и особенности

Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на основании представленных работником документов и заверяется подписями самого работника и сотрудника отдела кадров. Точный срок заполнения карточки в законе не установлен, однако наличие графы, в которой фиксируется дата приказа о приеме на работу, заверяемая подписью работника, позволяет говорить о том, что первичное заполнение личной карточки должно производиться не позднее чем через три дня с даты фактического начала работы.
Напомним, для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма личной карточки N Т-2ГС (МС), утвержденная также Постановлением Госкомстата N 1. Оформление личного дела работника Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (далее — Положение).

Menu

Кроме того, заполнение анкеты предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 N 1050 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (ред. от 18.05.2009), в частности, утверждена и форма анкеты. Считаем верным, что лица, не относящиеся к указанным выше категориям, а также иным категориям, в отношении которых приняты отдельные правовые акты, устанавливающие аналогичные требования, вправе не заполнять анкеты, предлагаемые работодателем, поскольку ТК РФ не называет ее в качестве документа, обязательного для заполнения при поступлении на работу, и отказ в предоставлении работы по причине незаполнения анкеты в данном случае будет незаконным.

Порядок оформления приема на работу.

Знание правил и необходимых документов при трудоустройстве поможет сэкономить время и силы соискателям. Последние изменения в требованиях по оформлению сотрудников, а также особенности найма не таких распространенных групп кандидатов, как мигранты, несовершеннолетние или осужденные, будут полезны специалистам отделов по подбору персонала и кадровых служб.

Важно

Что говорит закон? Процедура оформления новых сотрудников регулируется несколькими нормативными документами:

• Главы 10 и 11 Трудового кодекса страны (ТК РФ). Детально разбирают процесс подготовки трудовых договоров и книжек.
• Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 с изменениями от 19.05.2008, и Министерства труда №69 от 10.10.2003.

Как оформляется прием работника на работу?

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора.

Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/. Приказ о приеме на работу Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Какие документы подписывает работник при приеме на работу

Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации» (ред. от 16.10.2007). Практически всегда перед заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу.

Однако такое требование содержится лишь в Законах N 79-ФЗ, N 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. ТК РФ не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

Какие документы должен подписать работник при приеме на работу

• По срочному соглашению сотрудник привлекается к работе на определенный период, например, на 1 год с конкретной датой увольнения либо на срок, окончание которого будет определяться выходом временно отсутствующего основного работника. Самая распространенная формулировка – на время декретного отпуска.
• Если иное не указано в тексте договора, он считается бессрочным, а сотрудник – принятым на постоянную работу.
Контракт с работником, принимаемым в штат, должен раскрывать все существенные условия труда:

• должность и подразделение;
• физическое место работы;
• режим работы;
• размер и порядок оплаты;
• дополнительные условия;
• функциональные обязанности.

Обязательными пунктами являются права и обязанности сторон, порядок урегулирования разногласий между работником и работодателем.

Какие документы должен подписать сотрудник при приеме на работу

Инфо

В этом случае в личные дела сотрудников подшиваются заверенные в установленном порядке копии такого приказа. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а) Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают.

Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.

Личная карточка формы Т-2 Подробно порядок заполнения данного документа был рассмотрен в N 1, 2009, журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения». Напомним основные моменты: форма личной карточки утверждена Постановлением Госкомстата N 1.

Если работник отказывается подписывать должностную инструкцию, то у работодателя есть несколько вариантов дальнейших действий, о которых мы и поговорим в нашей статье. Также мы рассмотрим некоторые важные сопутствующие вопросы. Например, можно ли привлечь работника к ответственности за отказ от подписания должностной инструкции и др.

Если сотрудник отказывается подписывать должностную инструкцию, можно ли привлечь его к ответственности

Ситуация, когда сотрудник отказывается подписывать должностную инструкцию, в т. ч. в которую были внесены некоторые изменения, достаточно распространена на практике. При этом надлежит учесть, что какие-либо меры ответственности в отношении такого сотрудника законом не регламентированы.

Если работник выразил свое несогласие подписывать должностную инструкцию, составляется специальный акт об этом. Отказ работника от подписания измененной инструкции, не является основанием для увольнения такого работника или его привлечения к другим мерам дисциплинарной ответственности. Ведь обязанность по ознакомлению работника с документацией, касающейся его трудовой деятельности, возлагается на работодателя (абз. 10 ч. 2 ст. 22 Трудового кодекса РФ), в то время как встречной обязанности у трудящихся нет. О том, какую трудовую функцию будет исполнять сотрудник, отказавшийся от подписи, поговорим ниже.

Отказ работника от подписания должностной инструкции при трудоустройстве

Закон не устанавливает обязанности работодателя вводить должностные инструкциив принципе, поэтому работодатель сам определяет необходимость наличия данного документа в компании, а также регламент внесения в него изменений (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). Трудовая же функция, согласно ст. 57 ТК РФ, относится к обязательным условиям трудового договора (далее — ТД), соответственно, должна быть изложена в нем.

Вместе с тем законодателем не указывается, как именно должна быть закреплена договоренность сторон о круге должностных обязанностей. Т. е. они могут быть как прямо перечислены в ТД, так и фиксироваться в должностной инструкции, которая в данном случае будет выступать приложением и неотъемлемой частью ТД.

Таким образом, если работник отказывается подписать должностную инструкцию при трудоустройстве, то в дальнейшем его трудовая функция будет регламентирована в зависимости от того, в какой форме составлена инструкция.

Так, если сотрудник отказался подписать инструкциюи она при этом:

• утверждена в качестве отдельного акта, то трудовая функция регламентируется положениями ТД;
• является неотъемлемой частью ТД, то при подписании ТД все его существенные условия (в т. ч. обозначенная в приложении трудовая функция) считаются согласованными (см. апелляционное определение ВС Респ. Татарстан от 27.04.2015 по делу № 33-6229/2-15).

Если работник не подписывает измененную должностную инструкцию: последствия для работника

Что же касается последствий для самого работника, то здесь возможны следующие ситуации:

• Коррективы затрагивают обязательные условия ТД, и сама должностная инструкция при этом выступает приложением к ТД. В этой ситуации составляется дополнительное соглашение к ТД, в котором закрепляются такие изменения. Если допсоглашение подписано обеими сторонами, то подпись работника в инструкции становится необязательной.
• Изменения в должностной инструкции касаются обязательных условий ТД, но при этом не меняется трудовая функция работника, инструкция выступает неотъемлемой частью ТД, работник не подписывает допсоглашение. В этой ситуации работодатель письменно уведомляет работника за 2 месяца об изменении условий труда (ст. 74 ТК РФ). Если последний откажется работать в изменившихся условиях, работодатель обязан предложить сотруднику иную должность. Если подходящей вакансии нет или работник отказался от имеющихся, то ТД с ним расторгается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
• Коррективы не касаются обязательных условий ТД, а инструкциясоставлена отдельно от ТД. Надлежит утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с приказом об этом работника. Об отказе работника от подписания составляется акт. В дальнейшем работник может понести ответственность за неисполнение трудовых обязанностей, предусмотренных инструкцией.
• Изменения инструкции относятся к обязательным условиям ТД, но не к трудовой функции, сама же инструкция составлена как отдельный документ. В этом случае она считается согласованной с работником либо после подписания допсоглашения с ним, либо в порядке одностороннего уведомления по правилам ст. 74 ТК РФ.
• Внесенные в должностную инструкцию корректировки касаются трудовой функции работника. Изменение инструкции в данном случае возможно только после подписания допсоглашения к ТД.

Итак, наличие подписи работника в должностной инструкции не означает его согласия или несогласия с ее содержанием, а только свидетельствует об ознакомлении с такой инструкцией. Сам по себе отказ от подписания не является основанием для увольнения или привлечения работника к ответственности.

Составляется в двух экземпляра: для работника и работодателя, подписывается обеими сторонами. С работником также может быть заключен гражданско-правовой договор. Для работодателя это очень удобно, нет необходимости оформлять отпуск сотрудникам, платить больничные, отчисления в фонды. Но заключить его можно не всегда, должны соблюдаться определенные условия, в частности он должен предполагать конечный результат. Подробнее об этом виде договора поговорим в другой статье. Договор о материальной ответственности Если человек принимается на должность, предполагающую материальную ответственность, то необходимо с ним заключить договор о полной или частичной материальной ответственности. Примерами таких работников можно назвать сотрудников бухгалтерии, склада, продавцов и прочего персоналом, имеющего доступ к материальным или денежным ценностям.

Правила приема на работу и его документальное оформление

Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации» (ред. от 16.10.2007). Практически всегда перед заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу.
Однако такое требование содержится лишь в Законах N 79-ФЗ, N 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. ТК РФ не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

Пошаговая инструкция для кадровика по оформлению приема на работу

Локальные нормативные акты организации Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами: — роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом); — роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом); — роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).

О локальных нормативных актах упоминается в ст. 8 ТК РФ.

При приеме на работу какие документы надо подписать работнику

Прежде всего, речь идет о договоре о полной материальной ответственности. Без него новичка нельзя допускать к товарно-денежным ценностям, даже если он пока находится в статусе ученика, стажера, работающего под присмотром наставника.

Многие организации рассматривают как МОЛ весь персонал, обязывая каждого сотрудника отвечать за вверенное ему имущество (мебель, оргтехнику и т.д.). В таких случаях договор о матответственности входит с стандартный «приемный» пакет кадровика.

Важно

За охрану персональных данных, коммерческой, служебной, банковской тайны, отвечают документы об их неразглашении: подписавший такую бумагу сотрудник обязуется не передавать третьим лицам информацию, входящую в перечень конфиденциальной. Нарушение грозит ему, как минимум, увольнением, как максимум – уголовным преследованием.

Прием нового сотрудника на работу: пошаговая инструкция

Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на основании представленных работником документов и заверяется подписями самого работника и сотрудника отдела кадров. Точный срок заполнения карточки в законе не установлен, однако наличие графы, в которой фиксируется дата приказа о приеме на работу, заверяемая подписью работника, позволяет говорить о том, что первичное заполнение личной карточки должно производиться не позднее чем через три дня с даты фактического начала работы.

Напомним, для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма личной карточки N Т-2ГС (МС), утвержденная также Постановлением Госкомстата N 1. Оформление личного дела работника Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (далее — Положение).

Прием нового сотрудника на работу, пошаговая инструкция

Документы, необходимые для приема на работу Не будем останавливаться на этапе, предваряющем прием нового сотрудника на работу: собеседованиях, тестированиях и прочих процедурах, которые работодатель проводит, чтобы убедиться в пригодности кандидата. Прежде чем приглашать человека на оформление трудового соглашения, нужно убедиться, что у него в наличии все необходимые бумаги:

• паспорт;
• ИНН и страховое пенсионное свидетельство;
• документы об образовании;
• трудовая книжка;
• документы воинского учета (для военнообязанных).

Если сотрудник впервые устраивается на работу, у него могут отсутствовать трудовая книжка, налоговое свидетельство, СНИЛС. Оформление трудовой книжки возлагается на работодателя, а остальные документы можно запросить позже.

Как принять на работу сотрудника: документы и особенности

Кроме того, заполнение анкеты предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 N 1050 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (ред. от 18.05.2009), в частности, утверждена и форма анкеты. Считаем верным, что лица, не относящиеся к указанным выше категориям, а также иным категориям, в отношении которых приняты отдельные правовые акты, устанавливающие аналогичные требования, вправе не заполнять анкеты, предлагаемые работодателем, поскольку ТК РФ не называет ее в качестве документа, обязательного для заполнения при поступлении на работу, и отказ в предоставлении работы по причине незаполнения анкеты в данном случае будет незаконным.

Как оформить прием сотрудника на работу

Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме. Приказ о приеме на работу, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата N 1. Если на работу принимаются одновременно несколько сотрудников, можно использовать форму N Т-1а (образец заполнения см. ниже).

Голосование:

Заполнение личной карточки формы N Т-2. 6. Оформление личного дела работника. 7. Внесение записи в трудовую книжку. Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Внимание

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся: — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства; — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Какие документы должен подписать работник при приеме на работу

Отпуска у него не было, больничных тоже. Мне велели оформить все документы. Т.к. я в этом деле новичок, очень прошу помощи Ниже перечисляю список этих документов, есть ли еще какие-то документы про которые я забыла?1) Заявление о приеме на работу2) Трудовой договор3) Должностная инструкция (должна стоять подпись, подтверждающая ознакомление с документом)4) Приказ о приеме на работу5) Личная карточка (форма Т-2)6) Заявление об увольнении7) Приказ об увольнении8) В трудовой книжке (рядом с записью об увольнении)9) В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей10)В журнале инструктажа по технике безопасности11) Правила внутреннего трудового распорядка (должна стоять подпись, подтверждающая ознакомление с документом) Подскажите, что забыла? Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Какие документы должен подписать сотрудник при приеме на работу

Пишется он работником на листе формата А4 в произвольной форме на имя руководителя организации. Образец написания заявления о приеме на работу можно скачать здесь.

Приказ о приеме на работу На основании заявления работника составляется приказ о приеме на работу. Для оформления можно воспользоваться унифицированной формой Т-1 или Т-1а. Первая используется при приеме на работу одного человека, вторая – при приеме группы сотрудников. Порядок оформления приказа можно посмотреть здесь, где представлены бланки унифицированных форм приказов для скачивания, а также образец заполнения приказа.

Заполнение трудовой книжки На основании утвержденного приказа о приеме на работу кадровый работник или другой ответственный специалист делает запись в трудовой книжке. При этом указывается, какого числа принят новый сотрудник, в какую должность, в какую организацию.

Данные для заполнения берутся из приказа.
Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов: 1. Заявление о приеме на работу. Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем. 2. Фотография 3х4 (3 шт.).

• специальность, должность, профессия;
• дата заключения договора;
• структурное подразделение;
• дата вступления контракта в силу;
• вид контракта;
• дата и основания для прекращения контракта;
• примечания.

Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?

При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.

Вариант 1. Традиционный

Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)

Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,

• можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
• каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.

• отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;
• работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специальо не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.

Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:

Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?

Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?

Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?

После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?

Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:

Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

Рекомендации здесь могут быть такими:

• направить работнику договор, подписанный работодателем в формате PDF;
• распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и пришлет работодателю формате PDF;
• распечатать договор и хранить подписанный с обоих сторон договор в личном деле;
• хранит в электронном виде файлы, направленные с использованием электронной подписи. Возможно, в случае проверки их придется предъявить для доказательства подписания работником договора;
• работодателю следует закрепить в локальных нормативных актах, например в ПВТР, порядок обмена электронными документами, их формат, порядок их хранения, используемые каналы связи и т.д.).

Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

Итоги

Вариант 1. Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.

Вариант 2 . Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.

Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.

Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.