Пошаговый порядок оформления приказа на ежегодный оплачиваемый отпуск — образец и важные нюансы. Составляем приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск Приказ на отпуск образец заполненный

Приказ на отпуск выдается работнику, группе работников или директору предприятия отделом кадров. Оформляется, как правило, по унифицированной форме Т-6, если речь идет об одном человеке, или по форме Т-6а, если дело касается группы людей.

О порядке этой процедуры и пойдет речь в нашей статье.

На какие сроки и по каким поводам выдается

Оплачиваемый отпуск выдается на разные сроки, длительность которых зависит от обстоятельств:

Обычный ежегодный отпуск , который может взять любой работник любого предприятия, длится не меньше 28 дней. При желании сотрудника может быть разбит на две части по 14 дней, причем вторая часть может быть в свою очередь разбита еще на две.
Декрет . Отпуск по беременности и родам выдается женщине на 140 дней, за 70 дней до предполагаемой даты рождения ребенка и длится ровно столько, даже если малыш появится на свет позже или раньше. Если имело место кесарево сечение, он продлевается на 16 дней, если беременность многоплодная, к первым 70 дням прибавляется 14, ко вторым – 40, и таким образом декрет составляет 196 дней. По их окончанию можно взять отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, причем взять его может не только мать, но и отец, и бабушка, и дедушка. Если ребенок был усыновлен, отдых дается на общих основаниях.
Воспитатели детсадов и учителя могут рассчитывать на более продолжительный отпуск . У воспитателей – 42 дня, у учителей – 56, причем если они работают в образовательном учреждении, можно получить творческий отпуск на год. Но только, если стаж работы больше десяти лет.

Работники медицинской сферы могут рассчитывать на дополнительный оплачиваемый отдых раз в год:

Для медработников общего профиля – 3 дня.
Для стоматологов и работников учреждений для детей с инвалидностью по физическим причинам – 12 дней.
Для врачей-физиотерапевтов, работающих с оборудованием УВЧ – 18 дней.
Для врачей, работающих в учреждениях для детей с инвалидностью по психическим причинам – 30 дней. Диетологам из этих же учреждений можно рассчитывать на меньший срок – 12 дней.

Также работник может получить отпуск за свой счет без сохранения заработной платы, если:

Договорится с работодателем и в частном порядке объяснит, какие именно причины делают отдых необходимым.
Обладает льготами, которые обязывают работодателя предоставить ему отпуск даже без объяснения причин.

Льготы получают следующие категории граждан:

Участники ВОВ – 35 дней.
Родители и жены военнослужащих, которые погибли в зоне военных действий – 14 дней.
Инвалиды – 60 дней.
Люди пенсионного возраста – 14 дней.
Работники, вступающие в брак, работники, у которых родился ребенок или кто-то умер – 5 дней.
Сотрудники предприятий, расположенных на Крайнем Севере – отпуск предоставляется на время, необходимое на то, чтобы добраться до места отдыха, а потом вернуться оттуда. Раз в 2 года.
Сотрудники, у которых проводятся экзамены – вступительные, выпускные или промежуточные – 15 дней.
Работники, которые готовятся сдавать государственные экзамены и защищать выпускную работу.

Отпуск выдается в самых разных случаях, но заполнение формы всегда требует аккуратности и знания, как это правильно делать.

Некоторые нюансы оформления документа вы можете посмотреть на следующем видео:

Как заполнять форму?

Заполнять документ следует разборчиво, ручкой с яркими чернилами – желательно, темно-синими, стараясь не делать ошибок и не оставлять помарок:

В верхней части листа указывается общая информация об организации.
Дальше следует указать, кто уходит в отпуск: его фамилия, имя, отчество, должность и код его подразделения.
Если отдых простой оплачиваемый, следует заполнить графу А, в которой нужно указать, с какого числа по какое будет длиться отпуск, и сколько дней он займет.
Если отпуск иного рода — следует заполнить графу Б, где нужно указать, как называется отдых, и сколько он продлится.
Подписать документ должен сначала руководитель предприятия, затем сам сотрудник.

Если в отпуск уходят сразу несколько работников, меняется немногое: фамилии, имена и отчества указываются списком, в остальном все остается прежним.

По приказу впоследствии заполняют и рассчитывают, сколько следует ему выплатить за пропущенные дни.

Трудовое законодательство Российской федерации предоставляет каждому работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск.

Стандартная продолжительность его составляет 28 календарных дней. Также для отдельных категорий работников и граждан предусмотрены различные дополнительные отпуска, оплачиваемые и не оплачиваемые.

Применение и законодательная база

В любой организации каждый год составляется , которым регулируется уход сотрудников на отдых. Этот документ является обязательным. Составить его нужно не позже, чем за 14 дней до начала календарного года, на который он утверждается.

То есть график отпусков на 2016 год, должен был быть подписан не позже 17 декабря 2015 года. Графика отпусков обязаны придерживаться, как работники, так и работодатели. Но по согласованию с руководителем работник может перенести свой отпуск на другое время, а также разбить его на части.

Если сотрудник заранее знает, что ему нужно разбить отпуск на несколько частей, то это можно указать в графике при заполнении. И не забывайте, что ежегодный оплачиваемый отпуск можно разбить на любое количество частей, при условии, что одна из них составляет не менее 14 дней. То есть отпуск можно разбить на 15 частей.

Порядок составления графика

График отпусков оформляется сотрудником отдела кадров. Как правило, для этого используется унифицированная форма т-7, но она, как и все прочие не обязательна для применения.

При желании на предприятии можно разработать свою форму или отредактировать т-7, убавив или добавив место для необходимой информации (колонки, столбцы). Вопреки расхожему мнению желание работника о предоставлении ему отпуска в определенное время не обязательно к исполнению. Его нужно учитывать при возможности. Как и мнение профсоюза, если он имеется. Но из всякого правила бывают исключения.

Есть категории работников, чьи интересы должны учитываться в первую очередь:

участники и ветераны боевых действий;
инвалиды;
одинокие родители, имеющие детей до 12 лет и т.д.

Льготы этих работников предусматриваются в различных законах и постановлениях.

беременная женщина перед отпуском по беременности и родами имеет право взять полный отпуск, независимо от периода работы;
мужчины в период нахождения супруги в отпуске по беременности и родам;
внешние ;
несовершеннолетние работники;
работники, отпуск которых был прерван с его согласия по производственной необходимости.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Порядок оформления и содержание

В трудовом кодексе сказано, что работодатель должен уведомить работника не позднее 14 дней до начала его отпуска.

Сделать это можно составив уведомление, а можно издав приказ и ознакомив с ним работника. Для приказа на отпуск предусмотрены унифицированные формы Т-6 и Т-6а . Различаются они только количеством людей, на которых составляются. Т-6 предусмотрена для оформления одного человека, а Т-6а, для нескольких.

Приказ содержит следующие сведения :

ФИО работника;
наименование должности и подразделения;
период, за который ему предоставляется отпуск;
наименование отпуска (ежегодный оплачиваемый, без сохранения заработной платы, учебный и т.д.);
количество дней и даты отпуска.

Есть виды отпусков, для которых необходимо учитывать период, за который они предоставляются, и есть виды, для которых это не нужно.

Период учитывают :

дополнительный с оплатой;

Не учитывается период:

отпуск по уходу за ребенком;
учебный отпуск.

После составления приказа на отпуск, обязательно занесите сведения о нем в соответствующую графу .

Какие документы являются сопровождающими

Если работник уходит в отпуск по графику, то писать заявление нет необходимости. Приказ заполняется на основании данных из графика.

Если же имел место перенос отпуска или работник в настоящий момент хочет изменить его дату, то нужно подать заявление на имя директора, с указанием даты отпуска и количеством дней. Когда отпуск предоставлен не по графику, то после подписания приказа нужно внести сведения о новой дате отпуска в график.

Нюансы в различных ситуациях

Отпуск за свой счет

Отпуск без сохранения заработной платы может предоставляться по согласованию работника, а может и на основе законодательства.

Так, например, в случае болезни работодатель обязан дать работнику до 3 дней отпуска без сохранения заработной платы, без предоставления .

Обязательные отпуска без сохранения заработной платы предусмотрены для некоторых категорий работников:

При предоставлении отпуска за свой счет нужно обязательно учитывать период, поскольку при превышении этого вида отпуска 15 дней в рабочем году, период за который работнику будут предоставляться отпуска, в том числе и ежегодные, сдвигается на количество дней свыше установленных 15. Изменение периода отпуска должно отражаться в карточке Т-2.

Перед родами

Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании листка нетрудоспособности выданного медицинским учреждением.

Составляет он, как правило, 140 дней. Если работнице выдается дополнительный больничный при осложнениях или многоплодной беременности, то составляется дополнительный приказ.

Дополнительный

Дополнительные отпуска могут предоставляться работнику за различные условия труда или время работы.

Они бывают:

за ненормированный рабочий день;
за вредные условия труда;
за выслугу лет и т.д.

Если они были назначены работнику позже даты его прихода, например, на основании , то их период не будет совпадать с периодом основного отпуска. Для них будет рассчитываться свой рабочий год.

В отношении директора

При уходе в отпуск руководителя организации приказ может составляться в виде унифицированной формы, а может и в свободной.

Но наличие таких реквизитов как дата, количество дней и период отпуска необходимо в любом случае. Приказ на отпуск руководитель подписывает сам, при условии, что его работодателем является данная организация, а не вышестоящая.

Перенос сроков

Если работник желает перенести дату своего отпуска он должен согласовать это с работодателем, написав соответствующее изменение. Если работодатель разрешает, то издается приказ о внесении изменения в график отпусков.

Он пишется в свободной форме. В некоторых организациях такой приказ не составляется, а основанием для изменения графика отпусков служит заявление с резолюцией руководителя. Как показывает практика, это также не является нарушением.

Продление

Если в период отпуска работник заболевает и получает временную нетрудоспособность, то согласно законодательству на количество дней больничного.

Приказ о продлении составляется в свободной форме. В нем указывается количество дней, на которое продлевается отпуск, и дата его окончания.

Перед увольнением

Если работник желает уйти в то приказ составляется в своем обычном виде.

А вместе с ним составляется и приказ об увольнении, датой в котором проставляется последний день отпуска.

Отмена отпуска

Если работник отказывается идти в отпуск, на законных основаниях, а приказ уже зарегистрирован и ушел в бухгалтерию и аннулировать его нельзя составляется приказ об отмене приказа на отпуск.

Отзыв сотрудника с отпуска

Иногда возникает необходимость отозвать работника ушедшего в отпуск обратно на рабочее место. Это возможно не всегда и только на определенных условиях

Правила составления приказа на отзыв сотрудника с отпуска

Приказ на отзыв работника из отпуска составляется в свободной форме .

Текст может быть примерно таким: «В связи с производственной необходимостью и с его согласия отозвать слесаря А.А. Петрова из ежегодного отпуска с 00.00.0000 года. Бухгалтерии ООО «Ромашка » произвести перерасчет отпускных. Сотруднику предоставить оставшиеся дни отпуска в любое удобное для него время».

На приказе обязательно должна стоять подпись работника, в том, что он согласен с отзывом.

В каких случаях это возможно

Отзыв работника из отпуска можно произвести только с его согласия, за исключением необходимости ликвидации чрезвычайных обстоятельств. К ним относятся техногенные катастрофы, стихийные бедствия и т.д.

Если даже работник согласен на отзыв, существует ограничение – нельзя оставить работника без отпуска два года подряд.

Права работника

Работник сам может отказаться идти в отпуск при несоблюдении следующий условий:

он не был уведомлен за две недели о дате начала отпуска;
он получил оплату за отпуск позднее трех дней до его начала.

Некоторые особенности, связанные с праздничными днями, при составлении приказа рассмотрены в следующем видеосюжете:

Справка: некоторые компании изготавливают приказ на основании письменного заявления сотрудника. Однако это не обязательно, если работники уходят на отдых согласно разработанному графику отпусков.

Приказом о предоставлении отпуска называется распорядительный документ, который оформляется специалистами отдела кадров. Основная цель такого документа – зафиксировать факт предоставления отпускных дней руководителю предприятия или его сотрудникам. Распоряжение на ежегодный оплачиваемый отпуск является обязательным документом для исполнения всеми сторонами.

Важно знать, за сколько дней до отпуска издается документ: его следует подготовить за 14 дней до начала отпуска. В этот же срок работник должен быть уведомлён о предстоящем отдыхе. Сотрудник после ознакомления обязан поставить личную подпись в отведённой для этого строке документа.

Распоряжение на отпуск в основном заполняется на специальном бланке унифицированной формы Т-6. В этой форме указываются необходимые реквизиты и сведения. Если в отпуск уходит один человек, то используется форма бланка Т-6, а если одновременно несколько – Т-6а.

Документ состоит из трёх частей: заголовка (с реквизитами компании), наименования документа, основной части (содержание документа), а также оформляющей части (визирование уполномоченных лиц, которые подтверждают правомерность документа).

Как оформить распоряжение?

Документ состоит из нескольких блоков:

Важно: на сегодняшний день использование унифицированной формы бланка является необязательным. Компания может создавать приказы в произвольной форме.

Основания

Составлением приказа занимаются специалисты кадровой службы. Однако приказ издаётся от имени руководителя компании и всегда визируется лично им.

Основанием для оформления распоряжения является разработанный график отпусков или письменное заявление работника.

Основаниями также могут быть следующие документы:

листы нетрудоспособности;
справка с места учёбы;
семейные обстоятельства;
документы, свидетельствующие рождение ребёнка;
и иные обстоятельства, которые регламентирует законодательство РФ.

Что должно быть указано?

Наименование документа (приказ).
Наименование компании с правовой формой (ООО, ИП и т. д.).
Информация о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение, должность).
Дата формирования приказа.
Вид отпуска.
Количество дней и дата начала и завершения отпуска.
Визирование уполномоченных лиц.
Визирование сотрудника после ознакомления.

Печать на бланке приказа не нужна. Что касается того, кто именно подписывает приказ, то на это имеет право руководитель компании или другие уполномоченные лица.

Директор может согласиться с приказом, а может поставить резолюцию с отрицанием. Также директор имеет полномочия вносить любые изменения в документ и корректировать его на своё усмотрение.

Пример и правила составления

Основные правила при написании:

написание на унифицированном бланке, либо на фирменном бланке компании;
печатный вид документа (написание от руки не допускается);
отсутствие ошибок, опечаток, помарок и исправлений;
корректность данных о сотруднике;
корректные данные о начале и завершении отпуска;
отсутствие лишних формулировок;
обязательная виза уполномоченного лица;
обязательное ознакомление работника с проставлением подписи.

Пример:

ООО «Металлоконструкция»

Предоставить отпуск Арбузовой Маргарите Петровне

Цех по обработке металлических конструкций

Ежегодный оплачиваемый отпуск 28 календарных дней

Гендиректор ООО «Металлоконструкция» Ничадов Константин Петрович подпись

С приказом ознакомлен: Арбузова Маргарита Петровна подпись

Возможны ли изменения?

Если есть необходимость в распоряжение могут быть внесены изменения. Такая необходимость может возникнуть в следующих ситуациях:

при изменениях в законодательстве, внутренних регламентах, нормативных актах;
при изменениях, связанных с личными обстоятельствами работников (смена фамилии, изменение других персональных данных);
при изменении времени и места событий и т.д.

Изменения в приказ вносятся путём создания нового распоряжения.

Срок хранения

Все приказы распоряжения на отпуск составляются в одном экземпляре и хранятся 5 лет с момента издания.

Таким образом, оформить распоряжение на предоставление работнику очередного трудового отпуска достаточно просто, при этом для заполнения можно использовать как унифицированную форму бланка, так и форму, разработанную компанией самостоятельно.

Используется для оформления локального нормативного акта (приказа) о предоставлении отпуска работнику, форма № Т-6а используется для оформления отпусков группы сотрудников. Бланк данной формы утвержден Постановлением Госкомстата N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.2004. С 1 января 2013 года унифицированные формы в области учета кадров не являются обязательными для предприятий бланками (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012 от 04.12.2012), однако их применение уже вошло в деловую практику и зарекомендовало себя как удобный способ сбора и хранения информации в области учета кадров.

Бланк унифицированной формы Т-6

Образец заполнения

В верхнем правом углу унифицированная форма Т-6 содержит два кода — код по ОКУД, который всегда заполнен значением «0301005», и код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций), который необходимо указать вместе с полным официальным наименованием организации (в частности, форма собственности должна быть указана полностью, а не аббревиатурой). Далее в шапке документа указываются номер документа, который также фиксируется в журнале исходящей документации, а также дата его составления.

В тексте приказа необходимо указать табельный номер, фамилию, имя и отчество сотрудника полностью, структурное подразделение, в котором числится сотрудник, а также его должность. Далее указываются вид отпуска, его продолжительность в календарных днях и дата его начала и окончания.

Трудовой кодекс РФ регламентирует следующие виды отпусков:

Основной оплачиваемый отпуск, предоставляемый сотрудникам каждый год (28 дней, за исключением отдельных категорий работников). Работникам, занятым на опасных или вредных работах, сотрудникам, имеющим специфический характер работы (например, учителя), работникам предприятий Крайнего Севера предоставляются дополнительные дни отпуска. Также если работник подписывал коллективный договор, в котором оговаривалось, что для данной должности рабочий день является ненормируемым, то сотруднику предоставляется три дополнительных дня отпуска);
Дополнительный оплачиваемый отпуск, в частности учебный отпуск (работодатель по своему усмотрению может оплачивать сотруднику учебный отпуск, также два дня могут предоставляться сотруднику в качестве оплачиваемого отпуска при донорстве крови и т.д.);
Отпуск без сохранения заработной платы (количество дней отпуска за собственный счет не ограничено и определяется исходя из общепринятой практики у каждого конкретного работодателя или в индивидуальном порядке для каждого конкретного сотрудника);
Отпуск по беременности и родам (семьдесят календарных дней до родов и семьдесят календарных дней после них, а в случае многоплодной беременности количество дней отпуска до родов увеличивается на две недели);
Отпуск по уходу за ребенком (данный вид отпуска может продолжаться, пока ребенку сотрудника не исполнится 1,5 года или же 3 года, суммы выплат по данному виду отпуска отличны для этих интервалов).

В приказе могут быть указаны несколько видов отпусков с разными датами, поэтому далее следует указать общее количество календарных дней отпуска и его даты. Например, если сотрудник выходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на две недели, а потом берет учебный отпуск на три дня, то общее количество отпуска, подтверждаемого приказом, будет 17 календарных дней с даты начала ежегодного основного отпуска по дату окончания учебного отпуска.

Образец заполнения унифицированной формы Т-6

Порядок подписания

Два экземпляра приказа должны быть подписаны руководителем организации с указанием расшифровки подписи и наименования его должности. После этого с приказом знакомится сотрудник, что также подтверждается его подписью и датой.

Первый экземпляр унифицированной формы Т-6 направляется в отдел кадров, второй направляется в бухгалтерию для начисления отпускных.

Все вопросы, связанные с предоставлением отпусков работникам предприятий и организаций регулируются в главе 19 Трудового кодекса РФ (ТК РФ). Оформляется отпуск соответствующим приказом работодателя. Унифицированная форма Т 6а такого приказа является аналогом формы Т 6 , но представлена в виде таблицы и заполняется сразу на нескольких работников. Если по графику отпусков у вас сразу несколько человек идут в отпуск одновременно, удобнее заполнять именно эту форму. Этому документу по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) присвоен код 0301019. Унифицированная форма Т 6а была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. При оформлении приказа следует учитывать, что ежегодный основной оплачиваемый отпуск работника составляет 28 дней (ст. 115 ТК РФ) и может быть продлен (удлиненный основной отпуск) на основании действующего законодательства (ТК РФ и иные федеральные законы), а также разбит на части, но не менее, чем с предоставлением 2 недель отпуска единомоментно. Праздничные нерабочие дни не включаются и не учитываются в общем периоде основного отпуска.

Также работнику может быть предоставлен дополнительный отпуск, как оплачиваемый (ст. 115-120 ТК РФ), так и без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ).

Приказ на основной отпуск для работников готовится в соответствии с предварительно составленным графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ). Универсальная форма Т 6а приказа заполняется в отделе кадров предприятия или организации ее менеджером. Бланк этого документа оформляется в двух экземплярах, один из которых остается в кадровой службе, а второй направляется в бухгалтерию для начисления отпускных.

Для того чтобы претендовать на первый отпуск у нового работодателя, работник должен после трудоустройства проработать у него непрерывно не менее шести месяцев. Ранее этого срока отпуск могут оформить лица в возрасте до 18 лет, усыновители грудных детей (до трех месяцев), женщины в период до и после рождения ребенка.

Отпуск работника по обоюдному соглашению с работодателем может быть разделен на части. Также допускается отзыв работника из отпуска (с его согласия), при условии предоставления для отдыха другого удобного для работника периода или присоединения неиспользованного времени к следующему отпуску.

Приказ составляется минимум за две недели до начала отпуска, о чем под роспись должен ознакомиться каждый работник.

Образец заполнения унифицированной формы Т 6

Унифицированная форма Т 6а заполняется в определенной последовательности. Достаточно соблюдать простые правила. Исходный бланк приказа должен быть заполнен в соответствии с требованиями гл. 19 ТК РФ.

Рассмотрев образец заполнения приказа, это будет значительно проще понять.

Порядок оформления приказа на предоставление отпуска работникам:

в верхней части формы в строке с наименованием организации указывается полное название предприятия;
ОКПО;
номер и дата составляемого приказа на отпуск;
столбец 1 - сверху вниз вписываются работники с указанием фамилии, имени и отчества полностью;
столбец 2 - указываются табельные номера работников;
столбец 3 - структурное подразделение, где трудится работник;
столбец 4 - должность, занимаемая работником;
столбец 5 - длительность предоставляемого основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);
столбец 6 - длительность предоставляемого дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного, без сохранения содержания или др. вида отпуска (в календарных днях);
столбцы 7, 8 - период времени работы, за который оформляется отпуск с указанием дат;
столбец 9 - общая суммарная длительность основного и дополнительного отпуска (в календарных днях);
столбцы 10, 11 - даты начала и окончания отпуска в целом;
столбец 12 - личная подпись работника об ознакомлении с приказом на предоставление отпуска.

Образец заполнения приказа - пример, который поможет понять, куда и какие данные необходимо вводить.