Формирование платежного календаря предприятия. Платежный календарь как инструмент финансового планирования

Финансовое планирование занимает важное место в системе управления финансами организации. В процессе планирования предприятие оценивает состояние своих финансов, выявляет возможности увеличения финансовых ресурсов и направления их наиболее эффективного использования. При этом управленческие решения принимаются на основе анализа финансовой информации.

План поступления и расходования денежных средств, разработанный на предстоящий год с разбивкой по месяцам (бюджет движения денежных средств), дает только общую основу управления денежными потоками предприятия. Денежные потоки организации в течение одного месяца могут характеризоваться высокой динамикой и нестабильностью. Помочь устранить эти недостатки может оперативное управление финансами.

Управление финансами в современных условиях — необходимая составляющая успеха бизнеса. Предприятие, точно и оперативно отслеживающее динамику доходов, расходов и другие ключевые финансовые показатели, должно иметь достаточную информационную базу для принятия верных управленческих и финансовых решений, необходимых для роста компании.

Оперативное управление финансами — это совокупность организационных, методических и технологических мероприятий, обеспечивающих управление текущими финансовыми операциями и финансовыми ресурсами организации в краткосрочной перспективе (как правило, до одного месяца). В отличие от системы бюджетирования оперативное управление финансами планирует платежи в более детализированном виде (по контрагенту и назначению платежа) и использует большую детализацию периодов планирования (вплоть до одного дня).

Обратите внимание. Основным инструментом по оперативному управлению финансами организации является платежный календарь. Платежный календарь представляет собой плановый финансовый документ, обеспечивающий ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия.

Платежный календарь, разрабатываемый на предприятии, позволяет решать следующие основные задачи :

свести прогнозные варианты плана поступления и расходования денежных средств (оптимистический, реалистический, пессимистический) к одному реальному заданию по формированию денежных потоков предприятия в рамках одного месяца;

в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем самым эффективность денежного оборота предприятия;

обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;

в максимальной степени обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, то есть его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;

включить управление денежными потоками в систему оперативного контроллинга (соответственно, и текущего мониторинга) финансовой деятельности предприятия.

При внедрении платежного календаря у организации возникают следующие преимущества:

появляется возможность прогнозирования финансового состояния компании;

повышается прозрачность процессов управления доходами и расходами организации;

увеличиваются гибкость и обоснованность решений при изменении экономических условий функционирования компании;

оптимизируется кредитная политика организации;

увеличиваются степень надежности и уровень доверия к компании со стороны кредиторов, инвесторов, головной организации.

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Это важно. Содержание платежного календаря может быть разным (в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений заинтересованных сотрудников), однако он всегда должен включать в себя данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств (обычно с разбивкой по дням и источникам).

В таблице представлен пример платежного календаря магазина автозапчастей. Для удобства восприятия платежный календарь представлен за пять рабочих дней, а не за целый месяц.

Информация о распределении расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом и т. д.). Так, в нашем примере на предстоящую неделю предполагается получить положительный денежный поток в размере 736 495,40 руб., отрицательный денежный поток за данный период составит 712 379,27 руб. (см. таблицу). Таким образом, чистый денежный поток будет равен 24 116,13 руб. (увеличение остатка денежных средств с 39 648,96 руб. до 63 765,09 руб.). Однако если распределить планируемые положительные и отрицательные денежные потоки по дням (на основании выставленных счетов на оплату, сроков выплат, предусмотренных договорами, и т. д.), то получится, что на конец второго дня у организации образуется кассовый дефицит в размере 53 029,35 руб. Для его устранения компании необходимо перенести некоторые из запланированных платежей (например, оплату закупленных товаров у поставщиков либо приобретение оргтехники) на следующий день. Если это невозможно, нужно воспользоваться краткосрочным банковским кредитом в форме овердрафта.

Обратите внимание. Одной из особенностей платежного календаря является его постоянная актуализация. В случае недостатка денежных средств для удовлетворения всех поступивших заявок используются правила ранжирования платежей в зависимости от их вида и уровня приоритета.

На практике нередко возникает ситуация, когда план расхода денежных средств выполняется в полном объеме (на основании представленных заявок), а план поступления денежных средств исполнен частично (соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денег). Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности (значимости). Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на несрочные хозяйственные нужды, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90 %.

Последовательность формирования платежного календаря

Перед тем как начинать составлять и обрабатывать заявки, необходимо провести целый комплекс мероприятий по разработке и внедрению платежного календаря на предприятии.

Первый этап — формирование плановых данных. Этот процесс реализуется в рамках бюджетирования (составления бюджета движения денежных средств) и является обязательным подготовительным этапом. На основании плановых данных (годовых, с помесячной разбивкой) происходит углубленная детализация поступлений и выплат.

Второй этап — определение перечня аналитик (статьи бюджета движения денежных средств, контрагенты, договоры), в разрезе которых будет проводиться формирование платежного календаря. Это позволит создать инструмент для контроля предстоящих выплат и поступлений.

После определения перечня аналитик формируется механизм составления и исполнения платежного календаря. Поступления и платежи планируются на основании внесенных подразделеними-заказчиками заявок. После проверки на соответствие установленным лимитам заявленные платежи включаются в платежный календарь. Сбалансированный по суммам поступлений и платежей платежный календарь является основанием для составления реестра платежей и передачи его для исполнения.

На заключительном этапе внедрения платежного календаря механизм его составления и исполнения закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий. В большинстве случаев регламент описывает следующий порядок работы с платежным календарем (см. рисунок).

Схема процесса реализации платежного календаря

В идеале, ведение платежного календаря в организации должно быть автоматизировано. Это позволит повысить оперативность поступления финансовой информации и исключить негативное воздействие человеческого фактора на управление текущими финансами.

Платежный календарь – это план распределения денежных потоков, который составляется с целью обеспечения непрерывного процесса финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Для эффективной работы предприятия необходимо грамотно направлять и перераспределять финансовые потоки. А в период глобального процесса дестабилизации экономики особенно следует учитывать дефицит оборотных финансовых ресурсов. В системе инструментов финансового планирования для эффективного решения данных вопросов предназначен платежный календарь.

Что такое платежный календарь?

Платежный календарь относится к системе оперативного планирования, и поэтому он охватывает период от одного до трех месяцев. Он представляет собой консолидированную таблицу, в которой отображается информация о плановом поступлении денежных средств и их расходовании. Входящие и исходящие денежные потоки должны быть сбалансированы для того, чтобы предприятие являлось платежеспособным на каждый указанный момент времени.

Составляющие платежного календаря

Платежный календарь, как инструмент финансового планирования , состоит из двух частей. В одной отображается плановое поступление денежных средств, в другой – их расход. На первом этапе составления платежного календаря необходимо внести данные об остатках денежных средств на начало планового периода. В платежном календаре объединены данные о наличных и безналичных расчетах предприятия.

Что включает в себя часть о поступлении денежных средств?

Поэтому сюда включают информацию об остатках денежных средств на текущем расчетном счете и в кассе предприятия. Далее нужно внести информацию о поступлении плановой выручки от реализации товаров и услуг, возврате дебиторской задолженности, поступлении кредитных либо заемных средств, а также авансовых платежах и прочих доходах.

Источниками могут служить договора реализации товаров и услуг, календарные планы отгрузки продукции, графики погашения дебиторской задолженности, кредитные договора, данные о сроках погашения долговых ценных бумаг.

Расходная часть: содержание и источники информации

В расходную часть следует включить информацию о плановых расчетах с поставщиками товаров и услуг, оплате обязательных налогов и сборов, плановом возврате кредитных средств и оплате процентов по ним, сроках выдачи заработной платы.

Источниками получения данных в данном случае могут быть: договора поставок, планы погашения кредитных средств, графики выдачи заработной платы, счета-фактуры и накладные на уже поставленный товар, планы капитальных вложений.

Основные правила составления

В процессе составления платежного календаря можно выделить несколько основных этапов. Вначале данный инструмент финансового планирования предполагает определение периода, который подлежит планированию – квартал, календарный месяц либо декада. Далее планируется объем реализации товаров либо услуг. На основании данных о плановой реализации составляется план ожидаемых доходов.

Затем проводится расчет расходной части платежного календаря. Теперь следует рассчитать денежное сальдо на каждом этапе проведения расчетных операций. Положительное сальдо означает, что предприятие достаточно обеспечено денежными средствами и является платежеспособным. Если размер денежного сальдо в достаточной мере превышает необходимую потребность в денежных средствах, то можно рассмотреть возможность инвестирование излишних активов с целью получения дополнительного дохода.

Если же сальдо имеет отрицательное значение, следует пересмотреть график платежей и рассмотреть возможность корректировки расходной части платежного календаря. Корректировка необходима ввиду того, что кассовые разрывы ведут к невыполнению договорных обязательств, влекут за собой применение системы штрафных санкций и увлечение расходной части бюджета предприятия. В случае отсутствия возможности перенесения сроков платежей, необходимо принять меры по поиску источников финансирования и возможность привлечения заемных средств.

Какие преимущества дает составление календаря?

Платежный календарь – это оперативный план, позволяющий контролировать финансовые потоки предприятия. Он необходим руководителям для принятия решений о целесообразности того или иного платежа в данный момент времени.

Платежный календарь позволяет работникам финансовой службы оперативно предоставлять данные о финансовой платежеспособности предприятия. Платежный календарь является инструментом оптимизации и эффективного использования денежных потоков предприятия.

Платежный календарь является инструментом оперативного планирования, управления и контроля над движением денежных потоков организации, а так же средством которое обеспечивает эффективный мониторинг процесса расчетов с покупателями и поставщиками. Для решения этих задач в систему платежного календаря входят три основных функциональных блока: планирование платежей (выплат), планирование поступления денежных средств и формирование платежных документов.

Функционал платежного календаря позволяет объединить информацию о потребности организации и ее подразделений в денежных средствах с прогнозируемыми объемами поступлений от покупателей (заказчиков) и иных источников в единое информационное пространство, которое обеспечивает прозрачность и прогнозируемость данных, а так же значительно повышает эффективность управления денежными средствами предприятия.

Одним из наиболее важных требований к любой финансовой системе является система управления уровнями допуска пользователей, которая обеспечит не только четкое ограничение доступа к конфиденциальным данным, но и сохранит удобство работы с теми функциональными блоками которые необходимы сотрудникам для выполнения своих задач. Модуль администрирования прав доступа к функциям платежного календаря, обеспечивает широкие возможности для управления правами как на уровне объектов прикладного решения (справочников, документов, отчетов) так и на уровне организаций и центров финансовой ответственности.

Общая функциональная модель системы "Платежный календарь" представлена на следующей схеме.

Платежный календарь

Перечень основных функциональных блоков системы "Платежный календарь":

Календарное планирование платежей

Управление платежами и контроль за расходованием денежных средств одна из ключевых задач финансового планирования, основным условием решения которой является наличие четкой, структурированной и актуальной информации о всех запланированных безналичных платежах и выплат наличными денежными средствами, а так же текущем и прогнозируемом уровнях обеспеченности денежными средствами. Для отражения в платежном календаре предприятия запланированных платежей, предназначен документ "Платежный календарь: План расходования денежных средств ", который позволяет регистрировать планируемые платежи как разрезе видов денежных средств (наличные, безналичный) и мест их размещения (расчетные счета, кассы), так и в разрезе направлений и целей их использования (статей движения денежных средств, получателей, договоров).

Удобство и эффективность процесса планирования и контроля исполнения платежей обеспечивает целый ряд специализированных инструментов, предназначенных планирование платежей относящихся к различным потокам движения денежных средств: поставщикам товаров и услуг, выплат по заработной плате, уплате налогов и т.п.

Формирование платежных документов

Данный модуль предназначен для ежедневного формирования платежных поручений в банка, и обеспечивает окончательное ранжирование запланированных платежей, с учетом установленных приоритетов. Формирование платежных поручений осуществляется с помощью документа Платежный календарь: Реестр платежей , работа с которым осуществляется через помощник "Формирование реестров платежей", который позволяет на основании заложенных в платежный календарь предприятия планов платежей, формировать платежные поручения и контролировать (исполнение).

Сформированные платежные поручения автоматически экспортируются в программу 1С: Бухгалтерия 8 и в дальнейшем могут быть переданы в банк с использованием стандартной обработки обмена с системой банк-клиент. Более подробную информацию по данному модулю можно получить на странице, описывающей порядок работы по формированию платежных документов .

Календарное планирование поступлений денежных средств

Блок планирования поступления денежных средств предоставляет возможность сотрудникам отделов, ответственных за контроль расчетов с поставщиками и заказчиками, планировать поступления средств по основным направлениям деятельности предприятия и осуществлять контроль за исполнением сроков оплаты и календарных графиков платежей. Возможности данного блока обеспечивают:

• Оперативный доступ к информации о поступлении денежных средств от контрагентов, их текущей задолженности и позволяют осуществлять эффективный контроль за погашением дебиторской задолженности и соблюдением установленных договорами графиков платежей;
• Выявление неплатежеспособных покупателей и способствуют своевременному принятию необходимых мер;
• Повышение финансовой дисциплины сотрудников и прозрачности процесса работы с клиентами.

Для отражения сумм запланированных поступлений предусмотрен документ "Платежный календарь: План поступления денежных средств ". Удобство работы пользователей с данным блоком в системе "Платежный календарь" обеспечивает специальный интерфейс - "Помощник планирования поступления денежных средств", объединяющий в себе все необходимые данные как для контроля запланированных сумм, так и для планирования новых ожидаемых платежей.

Управление правами доступа пользователей

Одной из наиболее важных задач любой финансовой системы является обеспечение информационной безопасности. Заложенная в систему "Платежный календарь" система управления уровнями доступа пользователей, предоставляет широкие возможности для администрирования прав как на уровне объектов (справочников, документов, отчетов) так и на уровне доступа к данным в разрезе организаций и центров финансовой ответственности. Текущая версия системы предоставляет три предопределенных набора прав:

• Право планирования поступлений;
• Право формирования платежных документов;
• Право планирования платежей.

Платежный календарь в «1С:Бухгалтерия 8» отображает:

• планируемые финансовые поступления за проданные товары, выполненные работы, предоставленные услуги и др.;
• планируемые расчеты с поставщиками, выплата заработной платы, отчисления в бюджет и др.;
• просроченные платежи с поставщиками и подрядчиками, клиентами, сотрудниками, контролирующими органами и др.;
• денежные средства в пути – отосланные, но не зачисленные на счет получателя;
• остатки денежных средств на счетах на начало и конец периода.

Планируемый срок поступления и расходования денежных средств отображается в «Платежном календаре» на основании ожидаемой даты. Ожидаемая дата поступления устанавливается в счетах покупателям и документах реализации товаров, работ и услуг. Ожидаемая дата расходования устанавливается в счетах от поставщиков и документах поступления товаров, работ и услуг (рис. 1-1.1).

Если не указать ожидаемую дату платежа, то данные из документа в платежный календарь не попадут.

Рисунки 1-1.1 - Ожидаемая дата платежа в первичных документах

Данные об ожидаемых платежах отображаются в «Платежном календаре» до момента оплаты, т.е. до формирования и проведения документа «Поступление на расчетный счет» или «Поступление наличных (в кассу)» , «Списание с расчетного счета» или «Выдача наличных (из кассы)» . При частичном погашении обязательств, в табличной части «Платежного календаря» отображается сумма остатка долга.

Для использования функции планирования следует установить соответствующие галочки в разделе «Функциональность программы» (рис.2).

Рисунок 2 - Настройка планирования платежей

Настроить сроки оплаты поставщикам и покупателями можно через раздел «Администрирование» в подразделе «Параметры учета» (рис. 3-3.1). Сроки, установленные в параметрах учета, могут быть изменены в каждом конкретном счете или документе поступления/реализации товаров, работ, услуг.

Рисунки 3-3.1 - Установка планируемых сроков оплаты покупателями и поставщикам

Доступ к Платежному календарю осуществляется через раздел «Руководителю» в группе «Планирование» (рис. 1). Платежный календарь формируется на произвольный период, указанный в днях. Доступен отбор по справочнику «Организации». Каждый раздел выделен соответствующим цветом, что обеспечивает удобство при работе с табличной частью отчета.

Рисунок 4 - Форма Платежного календаря

Для получения информации об остатках денежных средств в разрезе наличных и безналичных счетов предприятия необходимо перейти по гиперссылке «Остаток денег» . При переходе открывается форма «Остатки денежных средств» на текущую дату (рис. 5), в которой отображается информация в разрезе денежных счетов, их размещения и валют.

Рисунок 5 - Отображение остатков денежных средств

Платежный календарь в 1С:Бухгалтерии 8 редакции 3.0 включает в себя следующие разделы:

Оплата от покупателей

Раздел отображает информацию об ожидаемых поступлениях денежных средств (ДС). Источником информации служат документы системы:

• счет покупателю;
• реализация (акты, накладные);
• оказание производственных услуг;
• передача основных средств;
• передача нематериальных активов.

Задолженности на начало периода формирования «Платежного календаря» отображаются в остатках (рис. 6).

Рисунок 6 - Информация о задолженности и планируемых поступлениях по взаиморасчетам с покупателями

Детализировать информацию о просроченных и планируемых платежах покупателей можно посредством перехода в форму «Ожидаемая оплата от покупателей» (рис. 7).

Рисунок 7 - Отображение ожидаемой оплаты от покупателей

Обратите внимание! Если по одной хозяйственной операции была отражена цепочка документов, например, Счет покупателю - Реализация (акты, накладные), с отличными либо одинаковыми данными, то при формировании формы «Ожидаемая оплата от покупателей» сумма будет отражена несколько раз по разным документам. При этом в самом «Платежном календаре» сумма будет отражена по информации из первого документа в цепочке.

К примеру, по контрагенту «БАР Дионис» в программу ведены 2 документа:

1. Счет покупателю на сумму 102 500,00 руб., срок оплаты 28.06.17.
2. Реализация (акты, накладные) на сумму 99 000,00 руб., срок оплаты 29.06.17.

В «Платежном календаре» информация отражена по документу Счет покупателю 102 500 руб. (поскольку он является первым в цепочке). При этом в форме «Ожидаемая оплата от покупателей» (форма вызывается из Платежного календаря) отражены обе суммы (102 500 руб. и 99 000 руб.) по двум документам и с разными датами.

В форме можно изменить срок оплаты по контрагенту. Для этого необходимо в табличной части выделить Контрагента и нажать «Изменить срок оплаты» . После изменения срока нажимаем кнопку «ОК» и обновляем форму.

Двойной клик по строке «Ожидаемая оплата от покупателей» открывает документ-основание для просмотра и редактирования.

В форме «Ожидаемая оплата от покупателя» для оповещения Контрагента о просроченном платеже предназначена кнопка «Напомнить». Кликом по этой кнопке создается письмо контрагенту с напоминанием о платеже.

Прочие поступления

Раздел отображает информацию о денежных средствах находящихся в пути, переводах и продажах по платежным картам (рис. 8). Источником информации являются документы:

• ПКО и РКО с видом документа «Инкассация» .
• Списание с расчетного счета с видом «Прочее списание» . Счет учета 57.22 или 57.02.
• «Отчет о розничных продажах» с видом «Оплата проданных товаров платежной картой автоматизированной торговой точке (рознице)».

Рисунок 8 - Отображение прочих поступлений

Налоги и взносы

Раздел включает платежи в бюджет. Источником информации являются задачи по уплате налогов из «Списка задач» :

• налоги;
• сборы;
• страховые взносы;

Задачи создаются автоматически в системе на основании начисленных налогов, подготовленных деклараций и отчетов (рис. 9).

Рисунок 9 - Отображение информации о налогах и взносах

Сроки уплаты налогов и взносов отображаются в соответствии регламентом действующего законодательства.

Обратите внимание! В Платежном календаре отображается вся сумма задолженности по налогам накопительным остатком (просроченные + планируемые).

Рисунок 10 - Отображение списка задач и их статуса

Если по платежу не определены суммы, то в табличной части отображается знак "–". При этом ячейка содержит указание на то, что необходимо для определения суммы платежа. Клик по ячейке позволяет открыть форму для отображения расчета и уплаты соответствующего налога (рис. 11).

Рисунок 11 - Информация о расчете и уплате налога на прибыль

Платежи поставщикам

Раздел содержит информацию о запланированных платежах поставщикам. Источником информации являются документы:

• Счет от поставщика.
• Поступление (акты, накладные).
• Поступление доп. расходов.
• Поступление НМА.

Информация о просроченных платежах отображается в начальных остатках (рис. 12).

Рисунок 12 - Информация о взаиморасчетах с поставщиками в «Платежном календаре»

Обратите внимание! Если по одной хозяйственной операции была отражена цепочка документов (например, "Счет покупателю - Реализация"), но эти документы не связаны между собой (т.е. вводились не «на основании», а отдельно), то в «Платежном календаре» будут отражаться данные, указанные во всех документах. Т.е. возможно дублирование записей по одной хозяйственной операции .

Также в «Платежном календаре» отображаются помеченные на удаление платежные поручения . Проверить связь между документами можно из журнала документов либо из самого документа посредством формы «Связанные документы».

Если в базе была отображена оплата по счету и введен документ «Списание с расчетного счета» на всю сумму платежа, то счету присваивается статус «Оплачен» и он в Платежном календаре не отображается. Но если документ «Списание с расчетного счета» был помечен на удаление, то у счета остается статус «Оплачен» и он не отражается в Платежном календаре. В такой ситуации, чтобы счет отражался в Платежном календаре, необходимо вручную в счете поменять статус на «Не оплачен».

Детализировать информацию о просроченных и планируемых платежах можно посредством перехода по соответствующей гиперссылке в форму «Оплата поставщикам» (рис.13).

Рисунок 13 - Отображение информации об оплате поставщикам

В этой же форме можно изменить срок оплаты по контрагенту или группе контрагентов. Для этого необходимо выделить соответствующего контрагента и нажать на кнопку «Изменить срок оплаты». После изменения срока нажимаем кнопку «ОК» и обновляем форму (нажимаем кнопку «Обновить»).

Клик по строке «Оплата поставщикам» открывает для просмотра и редактирования соответствующий документ-основание.

В форме «Оплата поставщикам» можно создать платежные поручения, кликнув на кнопку «Создать платежные поручения» . При нажатии данной кнопки выводится платежное поручение для просмотра и редактирования.

При создании платежных поручений для группы контрагентов, в экранной форме программы выдоиться журнал «Платежные поручения» . В журнале можно открыть и отредактировать уже созданные платежные поручения по соответствующим контрагентам.

Из табличной части «Платежного календаря» можно открыть документ, на основании которого была отражена задолженность перед поставщиком.

Зарплата

Раздел заполняется на основе остатков начисленной, но не выплаченной зарплаты (рис. 14). Источником информации являются задачи по выплате зарплаты из «Списка задач» . Задачи создаются автоматически в системе на основании документа «Начисление зарплаты» .

Рисунок 14 - Отображение информации о зарплате

Сроки выплаты зарплаты отображаются в соответствии регламентом действующего законодательства.

Рисунок 15 - Отображение задач по выплате зарплаты

Обратите внимание! В cписке задач отображается начисление зарплаты во всех месяцах, в которых должна была производиться выплата зарплаты, даже если в базе нет документа «Начисление зарплаты» .

Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» был помечен на удаление, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» с документа «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически снимается пометка на удаление и он проводится.

Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» не был проведен, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» документ «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически проводится.

Если документ «Начисление зарплаты за Х месяц» не был создан, то при переходе из Списка задач на «Зарплата за Х месяц» документ «Начисление зарплаты за Х месяц» автоматически создается и проводится.

Клик по ячейке, в которой указан планируемый платеж по выплате зарплаты, позволяет открыть форму для отображения расчета и выплаты зарплаты, а также уплаты НДФЛ (рис. 16).

Рисунок 16 - Отображение расчета зарплаты и уплаты НДФЛ

Периодические платежи

Данный раздел заполняется на основании задач, сформированным по правилам регулярных платежей. Здесь отображаются регулярные платежи (отличные от уплаты обязательных платежей и зарплаты), например: арендная плата, коммунальные платежи и т.д. (рис. 17).

Заинтересовал платежный календарь в 1С:Бухгалтерия?

Узнайте подробности покупки и внедрения данной программы!

Обсудить внедрение

Чтобы осуществлять все выплаты в отведенный для них срок и выполнять финансовые обязательства, готовится платежный календарь. В этом документе собираются и группируются сведения обо всех поступлениях и расходах предприятия или банка. Применение платежного календаря упрощает контроль движения денежных средств. В конце статьи можно бесплатно скачать образец в Exсel и ознакомиться с особенностями оформления в 1С.

Платежный календарь оформляется для планирования движения средств банка или компании на протяжении определенного промежутка времени - от нескольких рабочих дней до месяца. Он позволяет своевременно осуществлять выплаты и предотвращать отрицательное значение баланса.

Ведения календаря в Exсel или в 1С нужно для выполнения ряда бюджетных задач:

• планирование приходов и расходов в связи с конкретной операцией;
• синхронизация затрат и поступлений для увеличения доходов предприятия или банка;
• определение очередности платежей в соответствии с тем, как они скажутся на результате работы;
• поддержка платежеспособности предприятия в ближайшее время;
• включение планирования финансов в общую систему управления компанией.

Благодаря ведению календаря в 1С или Excel удается планировать изменения финансовых показателей. Автоматизация упрощает формирование системы управления денежными потоками банка или фирмы. Если ситуация меняется, при грамотно составленном календаре платежей легче найти оптимальное решение. Когда бюджет предприятия хорошо организован, увеличивается его надежность.

Какие сведения нужны для составления

Как показывает пример в конце статьи, в графике будут отражены все доходы и расходы предприятия или банка, как в наличной, так и в безналичной форме. Он состоит из двух основных разделов. В первом отражаются все планируемые перечисления, во втором указываются поступления денежных средств.

Чтобы подготовить платежный календарь, потребуется выполнить следующие действия.

1. Определить временной промежуток планирования средств. Обычно график составляется краткосрочный (как пример, месяц, 2 недели, 10 дней). Зависит от того, как часто совершаются финансовые операции. Максимально удобным считается платежный календарь на один месяц, разбитый на промежутки по 10 дней.
2. Расчет объемов реализованных товаров, работ, услуг. Здесь учитывается объем производства и движения остатков в рассматриваемом периоде.
3. Приблизительное вычисление доходов, которые могут быть получены.
4. Расчет денежных затрат.
5. Вычисление разницы между ожидаемыми доходами и расходами, которая также называется денежным сальдо.
6. Получение результата. На основании рассмотренных данных можно делать вывод о балансе средств предприятия.

Денежное сальдо, которое определяется при планировании, по размеру сравнивается со страховым запасом. Так называют минимальный объем средств, который хранится на расчетном счете предприятия. Если в сравнении обнаруживается переизбыток, это показатель платежеспособности и развития. Когда ожидаемые расходы превышают доходы в сумме со страховым запасом, это указывает, что компания не в силах их осуществить. Такой факт может говорить об ухудшении финансового положения.

Чтобы выровнять ситуацию, можно предпринять следующее:

• определить менее важные расходы и перенести их на следующий период;
• повысить темп реализации продукции или услуг;
• попробовать найти новые источники финансирования.

Как видно, платежный календарь помогает контролировать движения средств и поддерживать платежеспособность компании.

Важно! Платежный календарь не имеет жестких рамок. Он напоминает скорее пример движения средств, который корректируется по ходу периода.

Особенности платежного календаря в Excel

Разработать финансовый график для небольшого предприятия можно в Excel (пример ниже). Программа подойдет, если:

• в системе, которая используется для бухгалтерского учета, отсутствует функционал для ведения платежного календаря;
• в день нужно обрабатывать не более 30 платежных документов;
• в работе будут участвовать не более трех уполномоченных сотрудников.

В Excel можно дополнительно подключить двусторонний обмен данными с платежной подсистемой, которую включает программа 1С. Такая автоматизация позволит одновременно планировать бюджет и устанавливать лимиты платежей, которые будут отражаться в календаре.

Система Exсel имеет и ряд недостатков в сравнении с 1С, которые нужно принимать во внимание. Как пример, в Excel не установлен контроль ссылочной целостности. Чтобы предотвратить нежелательное удаление содержимого ячеек ставят защиту. Также использование Excel затруднительно при большом количестве пользователей. Не вместит он и обширную базу данных банка, поэтому рекомендован только для небольших предприятий.

Преимущества ведения финансового графика в 1С

Платежный календарь, подготовленный в 1С, представляет собой детализированный пример движения финансовых потоков банка или фирмы. Используя этот функционал, проще подбирать решения по управлению движением денежных средств. Как пример, автоматизация графика через 1С имеет следующие преимущества:

• представляет сведения упорядочено и наглядно;
• помогает составить прогноз движения средств и, таким образом, предотвратить кассовый разрыв;
• интерактивное представление;
• настраиваемый уровень детализации платежей;
• доступность сведений о неснижаемом остатке.

Важно! Автоматизация и настройка платежного календаря позволяет получить четкий прогноз финансовых потоков без кассовых разрывов.

Как учетная система вводится на предприятии

Платежный календарь вводится в несколько этапов.

1. Подготовка плановых данных. Эта процедура всегда проводится на начальной стадии. При оценке возможности оплат используются именно плановые данные.
2. Подготовка списка аналитик. При выборе конкретных аналитик (как пример, источник денежных средств, контрагент, договор, проект) следует руководствоваться соображениями целесообразности. Если перечень получится слишком большим, работать с ним будет трудоемко. При определении нужно уяснить задачи, которых учетная система должна достичь, и подобрать минимально необходимый список аналитик.
3. Формирование инструментов для проведения оплаты и получения денежных средств.
4. Разработка взаимодействия работников предприятия, что в итоге сказывается на общей дисциплине.
5. Документальное закрепление функционирования системы платежного календаря. Прописываются обязанности сотрудников и очередность их действий.

Платежный календарь - важный инструмент для прогнозирования движения денежных средств и предотвращения кассовых разрывов. Далее можно бесплатно скачать пример в Excel.